Informativa sul trattamento dei dati personali

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Versione 1.1 · in vigore dal 30 ottobre 2026 1. CHI È IL TITOLARE Il titolare dei trattamenti descritti al punto 3 è WORKBIT DI TIPA SERGIU, con sede legale in COMUNE: SAN GIORGIO DELLE PERTICHE PROV: PD INDIRIZZO: VIA DELL'OLMO 9 B, partita IVA 05813570289, codice fiscale TPISRG97S03Z140B (di seguito «Workbit» o «noi»). Per qualsiasi domanda sui tuoi dati puoi scrivere a info.workbit@workbit.it oppure alla PEC workbit@ionospec.it. 2. A CHI SI RIVOLGE QUESTA INFORMATIVA Workbit è un servizio in abbonamento per la gestione di bar e ristoranti: turni, timbrature, richieste di ferie e permessi, note interne, documenti e formazione, i file delle presenze per il consulente del lavoro e la lettura delle fatture dei fornitori per l'analisi dei costi. Si usa dal sito app.workbit.it e dall'app per smartphone. Questa informativa riguarda i clienti, cioè le attività che sottoscrivono l'abbonamento e le persone che le rappresentano; i dipendenti e collaboratori dei clienti che usano il servizio; i professionisti a cui il cliente dà accesso o fa avere dei file, come il commercialista e il consulente del lavoro; chi visita il sito o scrive all'assistenza. Il nostro ruolo cambia a seconda dei dati. Per i dati dei clienti siamo titolari. Per i dati che i locali gestiscono sul proprio personale agiamo come responsabili del trattamento per conto del locale, che ne è il titolare (punto 4). 3. DATI DEI CLIENTI: COSA TRATTIAMO E PERCHÉ • Creare e gestire l'account e fornire il servizio — nome, cognome, email, ruolo, credenziali, lingua. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). • Incassare l'abbonamento — i dati della carta sono raccolti direttamente da Stripe; noi riceviamo un identificativo cliente e l'esito dei pagamenti. Base giuridica: esecuzione del contratto. • Emettere le fatture — ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, codice destinatario, PEC, indirizzo. Base giuridica: obbligo di legge (art. 6.1.c). • Rispondere alle richieste di assistenza — dati di contatto e contenuto della richiesta. Base giuridica: esecuzione del contratto. • Inviare comunicazioni di servizio — email e identificativo del dispositivo per le notifiche. Base giuridica: esecuzione del contratto. • Proteggere il servizio da accessi non autorizzati — sessioni attive, log di accesso, indirizzo IP, tipo di dispositivo. Base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f). • Migliorare il servizio — statistiche d'uso: quali sezioni dell'app vengono aperte, per quanto tempo, quanti salvataggi riescono o vengono rifiutati, se dall'app o dal browser. Le contiamo per locale e per ruolo (titolare, responsabile, dipendente), mai per singola persona, e senza il contenuto di ciò che viene scritto; per contare le persone attive in un giorno usiamo un codice che cambia ogni giorno e non permette di sapere chi sono. Base giuridica: legittimo interesse a capire quali funzioni servono e dove il servizio va migliorato (art. 6.1.f). • Far accedere il commercialista indicato dal cliente — indirizzo email del professionista, codici di accesso monouso, sessioni e data degli scaricamenti. Base giuridica: esecuzione del contratto con il cliente e legittimo interesse a verificare chi accede (art. 6.1.f). Fornire questi dati è necessario per sottoscrivere e usare il servizio. Non facciamo profilazione, non vendiamo i dati e non li cediamo a terzi per finalità di marketing. 4. DATI DEL PERSONALE DEI LOCALI I dati che il locale gestisce sui propri dipendenti tramite Workbit sono trattati per conto del locale, che in quanto datore di lavoro è titolare del trattamento. Workbit li tratta come responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo le istruzioni del locale e in base a un accordo sottoscritto con esso. Si tratta di: • dati dell'account: nome, cognome, email, ruolo, credenziali, lingua, identificativo del dispositivo; • turni, assegnazioni, conferme e disponibilità; • timbrature di entrata e uscita, con data, ora e posizione al momento della timbratura (punto 6); • richieste di ferie, permessi, cambio turno, straordinari e malattia, con le relative motivazioni e, per la malattia, il numero di protocollo del certificato medico; • note scritte dai responsabili del locale su singoli dipendenti; • documenti caricati dal locale, per esempio contratti, buste paga o attestati; • corsi di formazione assegnati, stato di completamento e attestati, con la data di scadenza; • dati per i file del consulente del lavoro: paga oraria, matricola o codice fiscale, ore lavorate e voci del mese (ordinarie, straordinari, ferie, permessi, malattia), comprese le correzioni fatte dal locale prima dell'invio. Allo stesso modo, come responsabile per conto del locale, trattiamo le fatture elettroniche che il locale riceve dai propri fornitori, caricate dal locale o ricevute tramite il Sistema di Interscambio: contengono i dati del fornitore, che quando è una ditta individuale o un professionista sono dati personali. Il numero di protocollo del certificato medico è un dato relativo alla salute. È accessibile solo al dipendente e alle persone che il locale abilita a gestire le richieste, e si conserva per 30 giorni dalla fine del periodo di assenza. Se sei un dipendente, l'informativa completa te la fornisce il tuo datore di lavoro, al quale puoi rivolgerti per esercitare i tuoi diritti. Se scrivi a noi, inoltriamo la richiesta al locale e lo aiutiamo a darti una risposta. 5. FILE PER IL CONSULENTE E FATTURE PER IL COMMERCIALISTA Su istruzione del locale prepariamo ogni mese il file delle presenze nel formato del suo consulente del lavoro e, se il locale lo chiede, glielo inviamo per email. Allo stesso modo, il locale può dare al proprio commercialista l'accesso alle fatture dei fornitori: il commercialista entra con la propria email e un codice monouso, vede solo le fatture dei locali che gli hanno dato accesso e può scaricarle. Il consulente e il commercialista sono scelti dal locale e ricevono i dati come suoi incaricati o titolari autonomi; il locale può revocare l'accesso in qualsiasi momento. Prima dell'invio il locale può correggere le ore e le voci del file. Le correzioni restano nel file inviato; le timbrature originali non vengono modificate e restano conservate come descritto al punto 9. 6. POSIZIONE AL MOMENTO DELLA TIMBRATURA L'app rileva la posizione del dispositivo solo nel momento in cui il dipendente timbra l'entrata o l'uscita, per verificare che si trovi entro il raggio dalla sede impostato dal locale. La posizione non viene rilevata in altri momenti, né in background, né in modo continuativo, e non viene ricostruito alcun percorso. Le coordinate vengono salvate insieme alla timbratura e si conservano per 12 mesi dalla timbratura; trascorso questo termine le coordinate vengono cancellate e restano solo data e ora. Il permesso di localizzazione si può revocare dalle impostazioni del telefono: in quel caso la timbratura dall'app potrebbe non essere possibile e il locale indica una modalità alternativa. 7. A CHI COMUNICHIAMO I DATI I dati sono accessibili al nostro personale autorizzato, vincolato alla riservatezza, e ai fornitori che ci aiutano a erogare il servizio, nominati responsabili del trattamento: • Railway — server e database. Area di conservazione: EU West (Amsterdam, Netherlands). Tutti i dati del servizio. • Stripe — incasso degli abbonamenti. Dati del cliente e di pagamento. • Google Firebase — notifiche push. Identificativo del dispositivo e testo della notifica. • Resend — invio di email. Indirizzo, nome e contenuto del messaggio. • Openapi S.p.A. — invio delle nostre fatture elettroniche al Sistema di Interscambio e, per i locali che lo attivano, ricezione delle fatture dei loro fornitori. Dati fiscali del cliente e contenuto delle fatture. • Anthropic — analisi delle righe delle fatture dei fornitori, ricerca dei prezzi e lettura del file di esempio del consulente del lavoro, con il modello di intelligenza artificiale Claude. Riceve solo i dati necessari alla singola richiesta e, secondo le sue condizioni commerciali, non li usa per addestrare i propri modelli. Per alcune finalità, come la prevenzione delle frodi nei pagamenti, Stripe agisce come titolare autonomo secondo la propria informativa. I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti fiscali e legali, vincolati al segreto professionale, e alle autorità quando la legge lo richiede. 8. TRASFERIMENTI FUORI DALL'UNIONE EUROPEA Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti o possono accedere ai dati da lì. In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework, per i fornitori che vi aderiscono, oppure delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR). Puoi chiederne copia scrivendo a info.workbit@workbit.it. 9. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I DATI • Dati dell'account: per tutta la durata del contratto. Alla cessazione il locale può chiedere l'esportazione entro 30 giorni, dopodiché vengono cancellati. • Dati fiscali e di fatturazione: per 10 anni, come previsto dalla normativa civilistica e fiscale. • Orari delle timbrature: per 5 anni dalla registrazione. • Coordinate delle timbrature: per 12 mesi dalla timbratura; trascorso questo termine le coordinate vengono cancellate e restano solo data e ora. • Richieste di ferie, permessi e simili: per 5 anni dalla chiusura della richiesta. • Numero di protocollo del certificato medico: per 30 giorni dalla fine del periodo di assenza. • Note sul personale: per 24 ore dalla pubblicazione; le note riferite a un giorno del calendario fino al giorno successivo; le note che chiedono una conferma di lettura, con chi le ha confermate e quando, per 12 mesi. • Documenti caricati: fino a quando il locale li rimuove: conservazione e cancellazione dei documenti sono decise e gestite dal locale, in qualità di titolare del trattamento. • Fatture dei fornitori del locale: per la durata del contratto, salvo che il locale le elimini prima. • File inviati al consulente del lavoro: non li conserviamo; restano le correzioni del locale, con le timbrature, per i tempi indicati sopra. • Email del commercialista e sessioni di accesso: finché il locale non revoca l'accesso; i codici monouso 24 ore. • Log di accesso: per 12 mesi. • Statistiche d'uso dell'app: 13 mesi. • Turni pianificati: per 5 anni dalla registrazione, come le timbrature che spiegano. • Notifiche: 90 giorni. Per i dati del personale il locale, in quanto titolare, può chiedere la cancellazione anticipata. Quando una persona chiude il proprio account, credenziali, sessioni e notifiche vengono cancellati subito, mentre timbrature e richieste restano al locale per i periodi indicati. L'eliminazione di un locale, decisa dal titolare, cancella tutti i dati del locale, comprese le timbrature: prima di procedere il titolare è invitato a scaricare i report che deve conservare. 10. COME PROTEGGIAMO I DATI Le comunicazioni con il servizio sono cifrate (HTTPS). Le password e le chiavi delle sessioni sono salvate solo in forma non reversibile, ed è possibile accedere con passkey (Face ID, impronta). I dati più delicati - documenti del personale, attestati, codici dei certificati di malattia, matricole e codici fiscali, fatture dei fornitori e IBAN - sono conservati cifrati (AES-256), con una chiave custodita separatamente dal database. Ogni utente vede solo i dati del proprio locale e secondo il proprio ruolo; le sessioni attive si possono chiudere in qualsiasi momento e si chiudono da sole al cambio della password. Registriamo gli accessi al servizio (data, indirizzo IP, tipo di dispositivo, esito) e li controlliamo per individuare tentativi di accesso non autorizzati, che il sistema segnala in automatico al nostro personale; li conserviamo per 12 mesi. Quando un accesso del nostro personale ai dati di un locale è necessario (assistenza, sicurezza), viene registrato. Base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza del servizio e dei dati dei clienti (art. 6.1.f). 11. I TUOI DIRITTI Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità, e puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15–22 GDPR). Scrivi a info.workbit@workbit.it o alla PEC workbit@ionospec.it: rispondiamo entro un mese. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). 12. CANCELLAZIONE DELL'ACCOUNT Puoi chiedere la cancellazione del tuo account seguendo le indicazioni della pagina «Cancellazione account» su app.workbit.it. Gli account dei dipendenti sono gestiti dal locale: il dipendente può chiedere la cancellazione al proprio datore di lavoro o a noi, e in questo caso la inoltriamo al locale. 13. COOKIE E STRUMENTI SIMILI Il sito e l'app usano solo strumenti tecnici necessari al funzionamento, come il mantenimento della sessione e la lingua scelta. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti pubblicitari. Per questi strumenti non è richiesto il consenso. 14. MINORI Workbit è destinato ad attività commerciali. Se un locale impiega lavoratori minorenni, ne gestisce i dati in qualità di titolare, nel rispetto delle norme applicabili. 15. MODIFICHE Pubblichiamo ogni nuova versione di questa informativa su questa pagina, con numero di versione e data. Le modifiche rilevanti le comunichiamo anche via email o nell'app.